Bei einer Betriebsvereinbarung über die Nutzung von E-Mail-Accounts ist ein zentraler Regelungspunkt, ob der Arbeitgeber auf den dienstlichen E-Mail-Account seiner Mitarbeiter z. B. bei deren Abwesenheit zugreifen darf.
Dies ist regelmäßig zulässig, wenn die Mitarbeiter nicht berechtigt sind, den E-Mail-Account auch für privaten E-Mail-Verkehr zu benutzen. Sowohl das LAG Berlin-Brandenburg als auch LAG Niedersachsen vertreten die Auffassung, dass auch der Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts gestattet, kein „Dienstanbieter“ im Sinne des TKG ist und damit das Telekommunikationsgeheimnis nicht zu beachten ist. Würde man vertreten, dass der Arbeitgeber dann „Dienstanbieter“ im Sinne des TKG ist, dürfte er auf die E-Mail-Accounte nicht ohne Zustimmung der Mitarbeiter zugreifen.
In jedem Fall hat der Arbeitgeber aber zu prüfen, ob der Zugriff auf den E-Mail-Account von einer Erlaubnisnorm gedeckt ist. Als solche Erlaubnisnormen kommen § 28 BDSG und § 32 BDSG in Betracht. Der Zugriff muss danach erforderlich sein. Zudem dürfen dem Arbeitgeber keine milderen Mittel zur Erreichung des Ziels sowie zur Erfüllung des Zwecks zur Verfügung stehen (z. B. eine Weiterleitung der E-Mails durch den Mitarbeiter selber). Nahezu in jedem Fall muss der Mitarbeiter über den Zugriff informiert werden. Über das Verfahren ist ein Protokoll anzufertigen, aus dem sich ergeben muss, zu welchem Zweck in welchem Umfang auf das E-Mail-Postfach zugegriffen wurde.
